Rekisteri- ja tietosuojaseloste
8.8.2018
Suomen Unitutkimusseura ry
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Henkilötietolain (10 ja 24 §) sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
- Rekisterinpitäjä
Suomen Unitutkimusseura ry
Y-tunnus 1568595-4
sähköposti: info@sus.fi
Internetsivut: www.sus.fi
- Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Taloudenhoitaja Riikka Huhta
Sähköpostivastaavat:
Anu-Muraja Murro: info@sus.fi ja Saana Myllyntausta jasenet@sus.fi
- Rekisterin nimi
Suomen Unitutkimusseura ry:n jäsenrekisteri
- Rekisteröidyt
Rekisterissä käsitellään Suomen Unitutkimusseura ry:n jäsenien henkilötietoja
- Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyslain (503/1989) 11 § mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on jäsenviestintä, jäsenlaskutuksen hoitaminen ja yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen.
- Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi, yhteystiedot (sähköposti), laskutustiedot sekä muut jäsensuhteeseen liittyvät tiedot, joita on kysytty jäsenhakemuksen jättämisvaiheessa.
- Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennetaan jäsenen itsensä ilmoittamat tiedot. Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseniltä jäsenhakemuksista, sähköpostitse. Rekisteriin ei yhdistetä tietoja muista mahdollisista tietolähteistä, kuten esimerkiksi tapahtumien osallistujatiedoista tai sosiaalisesta mediasta.
- Tietojen luovutukset, julkistaminen ja siirtäminen
Rekisterinpitäjä ei luovuta jäsentietoja kolmansille osapuolille, paitsi Suomen viranomaisten niin edellyttäessä. Tietoja voidaan julkaista siltä osin, kuin jäsen on antanut kirjallisen suostumuksensa.
Henkilötietoja voidaan siirtää, mutta ei luovuttaa, rekisterinpitäjän toimesta yhdistyksen yhteistyökumppaneille yhdistyksen jäsenyyteen tai toimintaan liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi kuten Unitutkimusseuran kirjanpitäjälle jäsenmaksujen tilitykseen liittyvissä asioissa ja Unilääketiede –päivien osallistumismaksujen laskuttamisesta vastaavalle yhteistyökumppanille (Uniliitto). Tietoja siirrettäessä sovelletaan minimointiperiaatetta eli vain tarpeelliset tiedot palvelun toteuttamiseksi siirretään.
- Rekisterin suojauksen perusteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisilla palomuureilla ja muilla teknisillä ratkaisuilla. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.
- Tarkastusoikeus, pyyntö tietojen korjaamisesta tai poistamisesta
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja pyytää tietojen korjaamista tai täydentämistä. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle. Pyytäjän tulee varautua todistamaan henkilöllisyytensä luotettavalla tavalla. Rekisterinpitäjä pyrkii vastaamaan asiakkaalle viipymättä, mutta kuitenkin EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Tietoja poistetaan rekisteröidyn kirjallisesta pyynnöstä tai jäsensuhteen loppumisen vuoksi.
- Kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa tietojensa käyttöä yhdistyksen viestinnästä. Pyyntö tulee osoittaa kirjallisesti rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle, joka voi tarvittaessa vaatia pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä luotettavalla tavalla.